Política de Tratamiento de Datos Personales

Quién es el responsable

Lúmina Tech Colombia S.A.S. («Lúmina»), sociedad colombiana identificada con el NIT 902.024.624-1 e inscrita en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá con la matrícula 04048634, con domicilio en Bogotá D.C., dirección Calle 161 # 16D-10, correo privacidad@luminahub.com.co, teléfono +57 350 394 3966 y sitio web luminahub.com.co.

Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos, cómo los protegemos y cómo puede usted ejercer sus derechos.

Marco legal

Esta política desarrolla el derecho de hábeas data de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política y cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio («SIC»). En lo relativo a niños, niñas y adolescentes, también atiende el artículo 44 de la Constitución, la Ley 1098 de 2006 y la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

Definiciones

Titular: la persona natural cuyos datos personales se tratan.
Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona natural.
Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos relativos a la salud o a una condición de discapacidad.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
Transmisión: la comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
Transferencia: el envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

Principios

Lúmina trata los datos personales con sujeción a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Los dos papeles de Lúmina

Como responsable

Lúmina decide sobre los datos de las personas con las que se relaciona directamente: representantes y contactos de las instituciones educativas clientes y de los prospectos comerciales, proveedores y aliados, candidatos y trabajadores, y personas que nos escriben por correo, WhatsApp o redes sociales.

Como encargada de las instituciones educativas

Los datos que una institución educativa carga o genera en Lúmina Campus —de sus estudiantes, acudientes, docentes y directivos— son de la institución, que es la responsable de su tratamiento. Lúmina los trata únicamente por cuenta de la institución, para prestarle el servicio y según sus instrucciones, en virtud del contrato de transmisión de datos que Lúmina celebra con cada institución.

La institución es quien debe obtener las autorizaciones de los titulares y, en el caso de los estudiantes menores de edad, de sus representantes legales. Quien quiera ejercer sus derechos sobre esos datos puede dirigirse a su institución o a Lúmina; en el segundo caso, Lúmina trasladará la solicitud a la institución y la apoyará para responderla dentro de los plazos de ley.

Qué datos tratamos

Como responsable

Contactos comerciales: nombre, cargo, institución, correo, teléfono y lo que nos cuente en sus mensajes.
Proveedores y aliados: datos de identificación, de contacto y los necesarios para pagar.
Candidatos y trabajadores: los datos de su hoja de vida y los que exige la relación laboral.

En Lúmina Campus, por cuenta de cada institución

Según los módulos que use la institución:

Identificación y contacto: nombre, correo, rol, teléfono, ciudad, tipo y número de documento, y la firma escaneada de docentes y directivos que firman documentos oficiales. La plataforma no pide fecha de nacimiento ni género.
Vida académica: calificaciones y observaciones, boletines, asistencia, comportamiento, promoción, certificados, tareas y entregas.
Convivencia escolar: casos, personas involucradas y su papel, pasos del protocolo y actas del comité (Ley 1620 de 2013 y Decreto 1965 de 2013).
Inclusión: los planes individuales de ajustes razonables, PIAR (Decreto 1421 de 2017).
Servicio social, gobierno escolar y escuela de padres: horas, actividades, cargos y asistencias.
Comunicaciones: comunicados, comentarios, eventos, notificaciones, mensajes de chat y archivos adjuntos.
Seguridad y trazabilidad: sesiones, dirección IP, navegador, intentos de inicio de sesión, el registro de auditoría y las autorizaciones otorgadas o revocadas.

Para qué los tratamos

Como responsable

Responder solicitudes de información y de demostración, y enviar propuestas comerciales.
Celebrar y ejecutar contratos con instituciones, proveedores y aliados; facturar y cobrar.
Prestar soporte a las instituciones clientes.
Enviar información sobre nuestros productos a quien lo haya autorizado. Puede pedir en cualquier momento que dejemos de enviarla.
Adelantar procesos de selección y gestionar la relación laboral.
Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
Proteger la seguridad de nuestros sistemas y de la información.

En Lúmina Campus

Lúmina trata los datos de Lúmina Campus solo para prestar el servicio que contrató la institución:

Gestión académica y administrativa: matrícula, calificaciones, asistencia, boletines, registro escolar, certificados y actas.
Comunicación entre la institución, sus docentes, sus estudiantes y sus familias.
Convivencia escolar, inclusión, servicio social y gobierno escolar, según las normas que regulan cada uno.
Alertas tempranas de riesgo académico, calculadas con reglas a partir del promedio, la asistencia y la tendencia. El plan del día generado con inteligencia artificial está en pausa (ver «Inteligencia artificial»).
Soporte técnico, seguridad, auditoría y copias de respaldo.

Lúmina no vende ni cede estos datos, no los usa con fines publicitarios y no los usa para fines propios.

Inteligencia artificial

Lúmina Campus tiene una función que propone a docentes y estudiantes un plan del día generado con inteligencia artificial. Hoy está en pausa, mientras Lúmina la lleva a un proveedor que acepte su uso educativo con menores de edad.

Antes de reactivarla, Lúmina documentará el estudio de impacto de privacidad que pide la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio, y esta política dirá qué proveedor la presta, en qué país trata los datos y qué datos recibe. Por diseño, la función recibirá solo un resumen académico:

De un estudiante: su institución, el año lectivo, su promedio general, su asistencia y cuántas materias tiene en riesgo. Nunca su nombre.
De un docente: su institución, sus cursos, el número de estudiantes, cuántos están en riesgo, el promedio y la asistencia pendiente por registrar. Tampoco su nombre.

No recibirá documentos de identidad, datos de contacto, datos de convivencia ni planes PIAR. La respuesta es una sugerencia: las decisiones las toman las personas.

Datos sensibles

Lúmina Campus permite registrar dos tipos de datos sensibles, siempre por decisión y bajo la responsabilidad de la institución, y en cumplimiento de normas que se lo exigen:

Planes PIAR: pueden incluir la categoría de discapacidad, el diagnóstico y aspectos de salud y del entorno familiar del estudiante. Los ve completos la rectoría; los docentes, los de sus estudiantes, y solo escriben en su materia; la familia y el estudiante pueden leer el suyo.
Casos de convivencia: pueden describir situaciones de violencia o presuntos delitos contra estudiantes. Por la reserva que exige el artículo 44 del Decreto 1965 de 2013, solo los ven la rectoría y el comité escolar de convivencia; cada docente ve únicamente los casos que él mismo reportó, y las familias y los estudiantes no tienen acceso.

Toda modificación de estos datos queda en el registro de auditoría. Nunca se envían a servicios de inteligencia artificial.

Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles ni a entregarlos. Su tratamiento requiere autorización explícita, salvo las excepciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, y se informa cuáles datos son sensibles y para qué se usan.

Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está prohibido salvo que se trate de datos de naturaleza pública o que se cumplan las condiciones del artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015. En Lúmina Campus, ese tratamiento:

Responde y respeta el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Asegura el respeto de sus derechos fundamentales.
Se basa en la autorización de su representante legal, que obtiene la institución educativa, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado: su opinión se valora teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Además, en Lúmina Campus:

Cada acudiente autoriza el tratamiento de los datos de cada estudiante vinculado a él. Un acudiente solo puede autorizar por sus propios estudiantes.
El chat tiene una matriz de permisos: un estudiante puede escribir a sus docentes, a los directivos de su institución y, si la institución lo habilita, a sus compañeros; nunca a acudientes ni a adultos ajenos a la institución.
Si la institución activa el modo de protección de menores, el acudiente puede leer las conversaciones de su hijo, sin poder escribir en ellas. Todos los participantes de esas conversaciones —el estudiante, sus docentes y sus compañeros— ven un aviso permanente que se lo advierte, y cada lectura queda registrada.
Los datos de los estudiantes no se usan para publicidad ni para construir perfiles comerciales.

Autorización

Como responsable

Pedimos la autorización al recoger los datos: cuando usted nos escribe y nos pide información, cuando firma un contrato o cuando participa en un proceso de selección. También puede expresarse mediante conductas inequívocas, como escribirnos para pedir una demostración, en los términos del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015.

En Lúmina Campus

La institución es responsable de obtener las autorizaciones de su comunidad educativa. Para ayudarle, Lúmina Campus las pide dentro de la plataforma:

Cada acudiente autoriza por cada estudiante vinculado a él, y cada docente o directivo por sí mismo.
La pantalla de autorización identifica a la institución como responsable del tratamiento, con su dirección y su teléfono, e informa las finalidades, los derechos del titular y que responder sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes es facultativo, como exige el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012.
Los datos sensibles de los planes PIAR se autorizan aparte y de forma explícita.
La aceptación que da un estudiante menor de edad se registra como expresión de su opinión, en ejercicio de su derecho a ser escuchado. La autorización legal es la de su representante.
De cada autorización queda constancia: quién la dio, por quién, cuándo, desde qué dirección IP y navegador, y sobre qué versión de esta política.
Si esta política cambia en sus finalidades, la plataforma vuelve a pedir la autorización.

La autorización puede revocarse en cualquier momento por los canales de esta política. Si se refiere a datos de Lúmina Campus, Lúmina la trasladará a la institución responsable, que debe atenderla dentro de los plazos de ley.

Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exige.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Lúmina o ante la institución responsable.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento. Ni la revocatoria ni la supresión proceden cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de manera sustancial.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes los ejercen sus representantes legales.

Quién atiende sus solicitudes

El representante legal de Lúmina atiende las consultas, peticiones y reclamos sobre datos personales:

Correo: privacidad@luminahub.com.co, con el asunto «HABEAS DATA — nombre del titular — tipo de solicitud».
Teléfono y WhatsApp: +57 350 394 3966
Correspondencia física: Calle 161 # 16D-10, Bogotá D.C.

Consultas

Una consulta sirve para conocer la información personal que reposa en nuestras bases de datos. Se responde en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Un reclamo sirve para pedir la corrección, actualización o supresión de datos, revocar la autorización o advertir un incumplimiento. Para tramitarlo:

Envíelo por los canales indicados, con su identificación, la descripción de los hechos que lo motivan, la dirección o el correo donde quiere recibir respuesta y los documentos que quiera hacer valer.
Si el reclamo está incompleto, se le pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entenderá que desistió.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo completo, la base de datos incluirá la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, hasta que se decida.
El reclamo se resuelve en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, se informarán el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Si el reclamo se refiere a datos que Lúmina trata como encargada, se trasladará a la institución responsable dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se le informará al interesado.

Proveedores y transmisión internacional de datos

Lúmina no tiene servidores propios: usa proveedores especializados, ubicados fuera de Colombia, que tratan los datos por cuenta de Lúmina o de la institución, y solo para prestar su servicio:

Supabase, Inc.: base de datos, autenticación y archivos de Lúmina Campus. Brasil (región de São Paulo).
Railway Corporation: servidores de la aplicación. Estados Unidos (región de California).
Hostinger International Ltd.: alojamiento del sitio web y de la interfaz de Lúmina Campus, dominio y correo corporativo. Servidor web en Estados Unidos (Massachusetts).
Resend (Plus Five Five, Inc.): envío de los correos de la plataforma: invitaciones, restablecimiento de contraseñas, alertas y avisos de seguridad. Estados Unidos (región de Virginia).
GitHub, Inc.: código fuente y copias de respaldo diarias de la base de datos, que se conservan noventa (90) días. Las copias salen cifradas con una clave que GitHub no tiene, así que no puede leerlas. Estados Unidos.

Estas comunicaciones son transmisiones de datos personales: los proveedores tratan los datos por cuenta de Lúmina y no para fines propios. Lúmina las ampara en los acuerdos de tratamiento de datos de cada proveedor, que hacen las veces del contrato de transmisión del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015; por eso no requieren una autorización adicional del titular. En el caso de GitHub, que no ofrece ese acuerdo en el plan que usa Lúmina, la protección es técnica: solo recibe copias cifradas que no puede leer. Las instituciones educativas autorizan estos proveedores al contratar Lúmina Campus, y Lúmina les avisa antes de incorporar uno nuevo.

Además, el navegador de quien usa el sitio o la plataforma consulta directamente algunos servicios públicos. Estos reciben su dirección IP, como cualquier sitio que se visita, y se rigen por sus propias políticas:

Google Fonts (Google LLC): tipografías del sitio y de la plataforma. Estados Unidos.
Recursos públicos: avatares ilustrados (DiceBear), ilustraciones, festivos y el directorio de colegios del DANE. Los avatares reciben además un identificador seudónimo que no revela el nombre de la persona.

Seguridad de la información

Lúmina aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra la adulteración, la pérdida y el acceso no autorizado:

Las comunicaciones viajan cifradas (HTTPS).
Las contraseñas no se guardan en texto: se almacenan con funciones de derivación de clave.
Cada institución solo ve sus propios datos, y cada persona solo lo que su rol permite. Los datos de contacto y el documento de una persona solo los ven ella misma y los administradores de su institución.
Las cuentas se bloquean temporalmente tras varios intentos fallidos de inicio de sesión, y hay límites al número de solicitudes.
Los archivos se guardan en un almacenamiento privado y se comparten con enlaces que caducan a las dos horas.
Quedan en un registro de auditoría, con fecha y dirección IP, los cambios en calificaciones, PIAR, convivencia, servicio social, usuarios y configuración, y cada lectura del chat en modo de protección de menores. Ese registro no se puede modificar.
Se hacen copias de respaldo diarias de la base de datos, cifradas con una clave que solo tiene Lúmina.
Los datos de la plataforma se guardan cifrados (AES-256) en la infraestructura de Supabase, que cuenta con certificación SOC 2 Tipo 2.
Quien trabaje con Lúmina y pueda acceder a datos personales firma antes un acuerdo de confidencialidad que lo obliga a usarlos solo para su tarea y conforme a esta política.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, Lúmina lo informará a las instituciones afectadas dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su detección, con la información disponible, y a la Superintendencia de Industria y Comercio, según los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012.

Conservación y supresión

Datos que Lúmina trata como responsable: mientras dure la relación con el titular y, después, durante los plazos que exige la ley. Los documentos contables y comerciales se conservan diez (10) años, según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Datos de Lúmina Campus: mientras esté vigente el contrato con la institución. Al terminarlo, se devuelven o se suprimen según las instrucciones de la institución, como lo dispone el contrato con ella. Las copias de respaldo se eliminan en su ciclo ordinario, de hasta noventa (90) días. Si la institución lo pide, Lúmina le entrega constancia de la supresión. La conservación de los libros y documentos que la ley exige a la institución, como el registro escolar, es responsabilidad de ella.
Mensajes del chat: los usuarios no pueden borrarlos, para preservar la evidencia que puede requerir, por ejemplo, la atención de un caso de convivencia. Se suprimen con el resto de los datos de la institución al terminar el contrato.
Datos técnicos: las sesiones caducan a los siete (7) días y los registros de intentos de inicio de sesión se borran a las veinticuatro (24) horas.

El sitio web luminahub.com.co

El sitio es informativo y no tiene formularios. No usa cookies de analítica ni de publicidad; solo guarda en el navegador una marca de funcionamiento que evita repetir la animación de entrada durante la misma visita.

Para mostrar sus tipografías, el sitio las carga desde Google Fonts, un servicio de Google LLC: al hacerlo, el navegador del visitante comunica a Google su dirección IP. Los enlaces a WhatsApp, LinkedIn, Instagram o TikTok llevan a servicios que se rigen por sus propias políticas de privacidad.

Si usted nos escribe por correo o WhatsApp, trataremos sus datos de contacto y lo que nos cuente para responderle y, si lo pide, para presentarle nuestros servicios.

Registro Nacional de Bases de Datos

La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC es obligatoria para las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT, según el Decreto 1074 de 2015. Lúmina, que hoy es una microempresa según su certificado de existencia y representación legal, inscribirá sus bases de datos cuando le sea exigible.

Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial de esta política se informará antes de implementarse, por este sitio y por correo electrónico a las instituciones clientes. Si el cambio se refiere a las finalidades del tratamiento, se pedirá una nueva autorización.

Historial de versiones

Versión 1.0: primera versión, publicada en el sitio anterior de Lúmina.
Versión 2.0: reescrita a partir del funcionamiento real de Lúmina Campus. Precisa que Lúmina es encargada de los datos de las instituciones, describe los datos sensibles de los planes PIAR y de convivencia, actualiza los proveedores y explica la función de inteligencia artificial.

Vigencia

Esta política rige desde el 6 de octubre de 2026. Las bases de datos de Lúmina estarán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas y los deberes legales o contractuales de conservar la información.